Ce texte est extrait de mon livre « Tout sur le Cloud personnel » disponible en version papier sur dunod.com, Amazon.fr, fnac.com, en version numérique sur l’iBookstore d’Apple et sur Kindle.
Avant de songer à un coffre-fort Cloud, on peut s’interroger sur les bénéfices de numériser ses documents importants. Ils sont multiples :
- un document numérique peut être dupliqué à l’infini sans perte de qualité. A contrario, les photocopies de photocopies deviennent vite illisibles,
- un document numérique est facile à classer, à rechercher,
- une archive numérique prend beaucoup moins de place qu’une archive papier,
- un document numérique peut être facilement conservé en plusieurs endroits, pour plus de sureté.
N’oublions pas, cependant, qu’un document numérisé n’a pas la même valeur juridique que son original papier. S’il est intéressant de numériser ses feuilles de paye par sécurité, il ne faut pas jeter les originaux…
Notons que la qualité de certains appareils photo des téléphones actuels est telle que l’on peut les utiliser comme des scanners : cela facilite les tâches de numérisation simple. Pour numériser des ensembles de documents conséquents, on peut utiliser des services de reprographie qui convertissent une pile de feuilles en un document numérique unique.
Les documents candidats à la numérisation sont : les factures, les feuilles de paye, les papiers d’identité (carte identité, passeport, etc.), les contrats, les actes notariés, les bons de garantie, les modes d’emploi d’appareils, etc.
Le Cloud offre des bénéfices supplémentaires pour un coffre-fort numérique :
- les documents sont accessibles où que l’on soit. Par exemple, en cas de passeport perdu à l’étranger, on peut facilement en récupérer une copie;
- Le Cloud offre une très forte garantie d’intégrité sur les documents, ce qui est crucial dans le cadre d’un coffre numérique (voir chapitre 8);
- Le Cloud offre une capacité quasi-illimitée et permet de stocker facilement 20 ans de factures ou 40 ans de feuilles de paye ;
- certains services Cloud font la collecte automatique des documents chez les différents fournisseurs (factures chez les opérateurs télécom, relevés dans les banques, etc.) Ainsi, il est inutile de passer du temps à faire un classement fastidieux ;
- certains services Cloud offrent la garantie que le document n’a pas été altéré, grâce au principe de la signature électronique. Un document extrait du coffre peut donc avoir une valeur juridique.
La collecte automatique de documents soulève un problème que nous avons déjà évoqué dans le cadre du Cloud bancaire : pour tous les fournisseurs (banque, énergie, télécom, etc.) qui ne supportent pas la délégation d’identité, l’utilisateur est obligé de fournir ses identifiant/mot de passe au coffre-fort Cloud. Cette manière de faire est très discutable…
Pour la présentation des offres de ce type, référez vous à mon livre…
